Petter Skovholt, Geschäftsführer des gleichnamigen Malerbetriebs, hätte sich nie vorstellen können, dass sich nach seiner sechsmonatigen Abwesenheit der Umsatz des Unternehmens fast verdoppeln würde.
Petter Skovholt arbeitet seit 40 Jahren als Maler und ist seit 2010 Geschäftsführer seines gleichnamigen Malerbetriebs. In seiner Rolle hatte er jahrelang einen Großteil der Aufgaben selbst erledigt.
– Dass das Unternehmen so geführt wurde, dafür konnte niemand etwas, das war einfach immer so, erinnert sich Petter. Doch 2023 dauerte der Stress nun schon 1,5 Jahren ununterbrochen an und die Osterferien standen vor der Tür.
– Das war also 13 Jahre lang Ihr Alltag??
– Genau genommen, ja.
Obwohl die Situation anfangs sehr schwer war, kann Petter heute mit einem lachenden Auge zurückblicken. Denn nach seiner sechsmonatigen Pause hatte sich der Umsatz seines Unternehmens fast verdoppelt.
– Was war passiert?
– Nun, lassen Sie es mich einmal für Sie skizzieren.
Zu viele Aufgaben führten zu Überlastung
Aufgrund der guten Auftragslage und dem stetigen Wachstum stapelten sich zuletzt unzählige Notizen, Rechnungen und Dokumente auf Petters Schreibtisch.
– Ich war immer derjenige, der diese Aufgaben übernommen hat. Ich habe immer gesagt.
– Überlass das einfach mir, ohne mir im Klaren darüber zu sein, dass dies auf lange Sicht nicht funktionieren wird. Ich kümmerte mich um alles, was mit HSE zu tun hatte, um all die Rechnungen und Aufträge zu bearbeiten, die sich auf meinem Schreibtisch stapelten. Und wenn auf dem Schreibtisch kein Platz mehr war, lagen die Dokumente auf meinem Bürostuhl, sagt Petter.
Er muss lächeln.
– Heute ist es offensichtlich, dass das ganz schön chaotisch war.
Über Jahre hatte Petter versucht, seinen über 30 Mitarbeitern – vor allem den drei Projektleitern – das Leben so sehr zu erleichtern, dass er am Ende selbst völlig überbelastet war. Das konnte auf Dauer nicht funktionieren.
Die erste Erkenntnis: Mehr Mitarbeiter einstellen
Kurz vor Ostern 2023 hatte Petter dann ein Gespräch mit einer Personalmitarbeiterin. Eigentlich ging es in dem Gespräch um einen anderen Mitarbeiter, aber im Laufe des Gesprächs kam schließlich Petters eigentliches Problem zum Vorschein.
– Ich schilderte ihr die ganze Situation und anschließend sagte sie: "Jetzt gehst du erstmal in den Osterurlaub und entspannst dich - und wir sehen uns das an, wenn du zurückkommst". Aber wissen Sie, ich konnte mich überhaupt nicht entspannen", sagt er.
– Warum nicht?
– Ich wollte so schnell wie möglich wieder arbeiten.
Jedoch ließ er sich letztlich krankschreiben.
– Die Arbeitsbelastung war zur Gewohnheit geworden. Als Geschäftsführer des eigenen Unternehmens will man nur ungerne die Kontrolle abgeben. Aber dann haben wir uns HG angeschlossen und ich konnte allmählich darauf vertrauen, dass andere die Aufgaben übernehmen. Und es ist wirklich beruhigend, diese Unterstützung zu erfahren, sagt Petter.
Delegieren von Aufgaben verdoppelt den Umsatz
Als Petter nach sechs Monaten zur Arbeit zurückkehrte, erlebte er eine Überraschung.
– Die Projektleiter hatten während meiner Abwesenheit den Laden am Laufen gehalten. Sie hatten meine Aufgaben unter sich aufgeteilt und jeder einzelne von ihnen die Verantwortung für die Finanzen und den Fortschritt der eigenen Projekte übernommen. Sie waren außerdem zu dem Entschluss gekommen, dass wir ein neues, einfacheres System für die Buchhaltung und Rechnungsstellung einführen sollten und waren der Meinung, dass alle - nicht nur ich - in Zukunft als Benutzer dort angelegt werden sollten. Alle hatten Verantwortung übernommen und die Arbeit wurde sehr schnell verrichtet, sagt Petter.
– Du bist nicht mehr das bottle neck?
– Ganz genau.
– Wie war es für Sie, zurückzukommen?
– Alle waren eifrig dabei, zu zeigen, wer welche Aufgaben übernommen hatte und sie waren als Team enorm gewachsen.
Heute ziehen die Mitarbeiter Millionenaufträge an Land
Durch Petters Ausfall mussten die Mitarbeiter Verantwortung übernehmen und haben diese Gelegenheit genutzt, den Laden auf links zu drehen. Bei einem Auftrag im Wert von über 3 Mio. NOK (ca. 251.000 €) konnten die Mitarbeiter nun auf sich verweisen und sagen: "Seht her, den haben wir an Land gezogen". Die Identifikation mit dem Unternehmen ist nun eine andere.
– Im Laufe des letzten Jahres konnten wir unseren Umsatz von 39 auf 71 Mio NOK. steigern. Das ist fantastisch, sagt Petter.
– Wem schreibst du diesen Erfolg zu?
– Den Mitarbeitern. Sie wurden natürlich begleitet, haben aber 90 % der Arbeit selbst organisiert. Und damit sind sie unglaublich gewachsen, haben sich in allen Bereichen weiterentwickelt und verbessert. Und nicht zuletzt bin ich dankbar für die Unterstützung, die sowohl sie als auch ich von anderen HG-Managern erhalten haben. Ich habe Anrufe aus dem ganzen Land bekommen.
HG-"Scan": Mit welchen Maßnahmen die Gesundheit der Führungskräfte geschützt werden kann
Es gibt sicherlich viele Führungskräfte, die sich in der Geschichte von Petter Skovholt wiederfinden. Deshalb ist es gut zu wissen - für alle Unternehmen, die Teil von HG sind -, dass man nicht die ganze Verantwortung selbst tragen muss.
Tore Buer, der Regionalleiter von HG für den Großraum Oslo, war einer derjenigen, auf die sich die Projektleiter von Petter Skovholt in seiner Abwesenheit verlassen konnten. Buer sagt, dass viele Angst haben, die Kontrolle zu verlieren.
– Viele denken vermutlich, dass sie es selbst schneller machen können, sagt Tore Buer, Regionalmanager bei HG.
– Das hat schon eine gewisse Ironie, nicht wahr?
– Ja, denn die Dinge laufen nicht immer so schnell und sauber ab, wie sie sollten. Nicht, wenn das Unternehmen wächst, immer mehr Umsatz macht und es zu viele Aufgaben gibt. Dann wird eine solche Struktur sehr herausfordernd, sagt er.
– Deshalb haben wir bei HG ein entsprechendes Tool entwickelt. Es handelt sich um ein Modell zur Organisationsentwicklung, bei dem wir anbieten, das Unternehmen von A bis Z zu „scannen“. Wir schauen uns die aktuelle Situation des Unternehmens an und erstellen einen Plan, wo das Unternehmen in einem Jahr, in drei und in fünf Jahren stehen will. Dann finden wir heraus, ob das Unternehmen so organisiert ist, dass die Ziele, die gesetzt wurden, auch erreicht werden können, sagt Tore Buer und fügt hinzu, dass HG jetzt noch besser in der Lage ist, Anzeichen von Burnout bei den eigenen Führungskräften zu erkennen als früher.
Laut Buer ist es normal, dass Führungskräfte langweilige oder schwierige Aufgaben übernehmen, um andere zu entlasten. Oft fällt es ihnen schwer, zu delegieren.
Die wichtigste Lektion: Lass dir von anderen helfen
Die wichtigste Lektion aus seiner eigenen Geschichte, sei es, Aufgaben und Verantwortung zu delegieren, so Petter Skovholt. Und zu erkennen, dass man keineswegs „unentbehrlich“ ist. Es hat viele Jahr gedauert, bis Petter das erkannt hat. Doch nun geht es wieder aufwärts.
Das Unternehmen arbeitet immer noch mit dem neuen Buchhaltungssystem und hat außerdem ein bequemeres digitales System für HSE, Qualitätssicherung und Zeitmanagement eingeführt.
– Wenn jemand von uns ein oder zwei Tage abwesend ist, kann ein anderer einspringen. Wenn ein Kunde heute anruft und um ein Angebot bittet, sind wir stets in der Lage, dieses zu erstellen. Und wir können schneller helfen. Früher war das viel mühsamer, sagt Petter.
Der Alltag ist für Petter Skovholt und sein Team einfacher geworden. Auch Regionalleiter Tore Buer hat einen großen Unterschied festgestellt, sowohl für Petter als auch für das Unternehmen.
– Petter und sein Team sind in jeder Hinsicht stark gewachsen. Und das ist sehr gut, besonders auf dem aktuellen Markt. Petter hat auch dafür gesorgt, dass das Unternehmen das ISO-Zertifikat erhalten hat, indem er Aufgaben delegiert hat. Sie machen ihre Arbeit sehr gut.
